โหลดแบบฟอร์ม - ค้นหา

  เอกสารเกี่ยวกับบริษัท





  thei office

5 เทคโนโลยี ออฟฟิศไม่พึ่งกระดาษ


5 เทคโนโลยี ออฟฟิศไม่ต้องพึ่งกระดาษ

 

กระดาษไม่ใช่เครื่องมือสำคัญในออฟฟิศของคุณอีกต่อไปแล้วเพราะวันนี้มีเทคโนโลยีอีกมากที่จะช่วยคุณลดการใช้กระดาษ

5เทค

 

การค้นพบและวิวัฒนาการของมนุษย์ได้ นำพาสิ่งใหม่ๆเข้ามาสู่วงจรการดำเนินชีวิตอยู่เสมอ และส่วนหนึ่งที่ได้รับประโยชน์คงจะหนีไม่พ้นเรื่องของการทำธุรกิจอย่างแน่ นอน โดยเฉพาะในยุคที่ระบบออนไลน์และสังคม Social Media ครองเมืองอย่างในปัจจุบัน ผู้ประกอบการเชื่อหรือไม่ว่าตอนนี้มีเทคโนโลยีที่สามารถเข้ามาทดแทนกระดาษ และช่วยอำนวยความสะดวกในการทำธุรกิจแล้ว

 

Nitro PDF

หนึ่งในโปรแกรมที่ใช้จัดการงาน เอกสารยอดนิยมของหนุ่มสาวชาวออฟฟิศคงหนีไม่พ้นโปรแกรมในกลุ่มตระกูลPDF (Portable Document Format) อย่างแน่นอนเพราะสะดวกในการใช้งาน ซึ่งผู้คนส่วนใหญ่จะรู้จักและนิยมใช้กันแต่เพียงเฉพาะ Adobe Acrobat เท่านั้นเนื่องจากติดตาและคุ้นเคยกับเชื่อเสียงที่โด่งดังมากนั่นเอง แต่ ณ โอกาสนี้ขอเสนอโปรแกรมทางเลือกอีกหนึ่งช่องทางในการสร้างงานเอกสารเป็น PDF ด้วย Nitro PDF ที่มีราคาถูกกว่า แถมยังมีคุณสมบัติเพิ่มเติมมากขึ้นที่เอื้อประโยชน์ให้กับการทำงานในรูปแบบ งานเอกสารทั้งการแก้ไข ความเร็วในการประมวลผล และความเสถียรของโปรแกรมที่ค่อนข้างสูง จึงเป็นทางเลือกใหม่ในการใช้งานโปรแกรมสำเร็จรูปที่ลดการพึ่งพากระดาษไปได้ มาก

 

PDF995 ไดร์ฟเวอร์ปริ้นเตอร์สมรรถนะสูง

ถ้าการลงโปรแกรมที่แปลงเอกสารเป็น PDF อย่าง Adobe Acrobat และ Nitro PDF ยังเป็นเรื่องที่ยากและสลับซับซ้อนสำหรับผู้ประกอบการอยู่ ขอเสนอทางออกวิธีที่ง่ายกว่านั้นด้วยการดาวน์โหลดไดร์ฟเวอร์ปริ้นเตอร์ สมรรถนะสูงอย่าง PDF995 ที่ช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถแปลงงานเอกสารทุกอย่างให้ออกมาอยู่ในรูป PDF ได้ ลดปัญหาในเรื่องของขั้นตอนการแปลงไฟล์ ฟอนต์ตัวอักษรที่ตกหล่นหรือเครื่องอ่านไม่ออก เพียงแค่คลิ๊กติดตั้งจากนั้นตัวโปรแกรมจะไปปรากฎอยู่บนเมนูคำสั่งในทุก โปรแกรมทันที เมื่อใดก็ตามที่ต้องการแปลงงานให้มาอยู่ในรูปของ PDF ก็สั่งพิมพ์แล้วเลือกตั้งค่าเป็น PDF เท่านั้นก็เรียบร้อย ที่สำคัญ PDF995 เป็นไดร์ฟเวอร์ที่แจกฟรีไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใดๆทั้งสิ้น

 

Fax to E-mail

เปลี่ยนจากการใช้เครื่องโทรสารมา เป็นระบบอีเมล์ เครื่องส่งเอกสารเป็นเทคโนโลยีการทำงานในสมัยเก่าที่นับวันจะยิ่งล้าสมัย ขึ้นไปทุกที ผู้ประกอบการควรเปลี่ยนมาใช้ระบบอีเมล์เพื่อการรับ-ส่งเอกสารสำคัญแทน เพราะมีรูปแบบการทำงานที่สะดวกและประหยัดกว่ากันมาก ซึ่งวิธีนี้จะได้ผลก็ต่อเมื่อมีการตกลงทำความเข้าใจร่วมกันระหว่างผู้ประกอบ การและลูกค้าผู้มาติดต่อในการตั้งค่ามาตรฐานรูปแบบการใช้งานที่เหมือนกัน โดยขอให้การรับส่งเอกสารทุกชิ้นควรทำให้อยู่ในรูปแบบ PDF เพราะมีความเป็นสากลที่ระบบคอมพิวเตอร์ทุกแบบสามารถรองรับได้

 

เซ็นสัญญาออนไลน์

เปลี่ยนการเซ็นสัญญาลงบนกระดาษมาใช้ วิธีเซ็นผ่านระบบออนไลน์ การเซ็นสัญญาเป็นส่วนหนึ่งของวงจรการทำธุรกิจซึ่งแต่เดิมมามักจะมีวิธีการ เซ็นลงบนกระดาษแต่เพียงอย่างเดียว แต่รูปแบบใหม่ที่อยากจะขอแนะนำคือให้ผู้ประกอบการหันมาทำสัญญาซื้อขายแลก เปลี่ยนระหว่างกันผ่านระบบออนไลน์เช่นที่เว็บไซต์ echosign ซึ่งเป็นเว็บไซต์ที่มีความเชี่ยวชาญในเรื่องดังกล่าวโดยตรง เพียงแค่บริษัทของผู้ประกอบการสมัครลงทะเบียนเข้าใช้งานที่เว็บไซต์ดังกล่าว จากนั้นจะได้รหัสความปลอดภัยมาเพื่อไปตั้งค่าต่างๆแล้วจึงเริ่มอัปโหลด เอกสารขึ้นไปที่เว็บไซต์พร้อมทั้งใส่อีเมลล์ของผู้ที่ต้องการจะให้เซ็นลงไป ซึ่งทางระบบก็จะส่งสำเนาเอกสารไปให้ผู้รับเซ็นโดยอัตโนมัติและทำการจัดเก็บ ลงในฐานข้อมูลของระบบที่ผู้ประกอบการสามารถเรียกขึ้นมาดูได้ทุกเมื่อ จึงเป็นวิธีที่น่าสนใจมากนอกจากจะลดการใช้กระดาษแล้วยังเป็นวิธีประหยัดเวลา ที่เพิ่มความสะดวกสบายอีกทั้งยังมีความปลอดภัยมากขึ้นอีกด้วย

 

สร้างและบันทึกข้อมูลลงบนฐานข้อมูลออนไลน์

ถ้าธุรกิจของผู้ประกอบการมีข้อมูล เอกสารเก็บไว้เป็นจำนวนมาก วิธีจัดการที่ดีที่สุดคือฝากไฟล์และเอกสารเหล่านั้นไว้กับทางเว็บไซต์ที่ให้ บริการในเรื่องดังกล่าวเป็นการเฉพาะ เช่น box.net Dropbox Mozy และ Backblaze เป็นต้น ซึ่งเว็บไซต์ดังกล่าวรับฝากข้อมูลฟรีไม่ต้องเสียเงิน เพียงแค่สมัครสมาชิกและกำหนดรหัสผ่านให้เรียบร้อยเพียง ก็สามารถใช้งานได้ทันที โดยการเริ่มอัพโหลดเอกสารต่างๆขึ้นไปเก็บเอาไว้ในเว็บไซต์ดังกล่าว เป็นวิธีที่ประหยัดค่าใช้จ่ายในเรื่องกระดาษและพื้นที่เก็บข้อมูลใน คอมพิวเตอร์ไปได้อย่างมาก นอกจากนี้ยังช่วยอำนวยความสะดวกสบายเพราะสามารถเรียกดูข้อมูลได้จากทุกที่ ทุกเวลาแถมยังแบ่งปันให้ผู้อื่นใช้ข้อมูลร่วมกันได้อีกด้วย

เทคโนโลยีและนวัตกรรมมักจะเป็น ปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจเจริญก้าวหน้าและลดต้นทุนลงได้อยู่เสมอๆ ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่ของผู้ประกอบการที่จะต้องหมั่นศึกษาในเรื่องของ เทคโนโลยีต่างๆแล้วนำมาปรับใช้ให้เหมาะสมและไปด้วยกันได้กับธุรกิจของตนเอง มากที่สุด จึงจะได้ชื่อว่าเป็นผู้ประกอบการที่มีวิสัยทัศน์และรู้จักการประยุกต์ใช้ เทคโนโลยีเพื่อความสำเร็จอย่างแท้จริง

 

 

 

ที่มา : www.incquity.com

 

สอบถามบัญชี โทร 081-903-9321 , สอบถามงานจดทะเบียนบริษัท โทร 081-753-4070